Tekst Tim Maas, Directeur Eenheid Secretariaten Tuchtcolleges en Toetsingscommissies Euthanasie
Foto Hans Roggen
In het tweede jaar van de coronapandemie hebben de secretariaten hun werkzaamheden voor de tuchtcolleges op een hoogwaardige wijze gecontinueerd. COVID-19 heeft geleid tot beperkingen in de inzet van medewerkers, leden en de partijen en hun gemachtigden. De faciliteiten voor zowel de kantooractiviteiten als de zittingen en mondelinge vooronderzoeken waren daarbij maar beperkt beschikbaar. Er is een maximaal beroep gedaan op onze innovatiebereidheid. De medewerkers van de secretariaten zijn door hun extra inzet en flexibiliteit, onder meer door gedeeltelijk thuis te werken, erin geslaagd de werkprocessen gaande te houden en de beperkingen voor een belangrijk deel op te lossen. Het digitaal werken en overleggen heeft een hoge vlucht genomen en mondde uit in nieuwe ideeën voor samenwerking dan wel het digitaal faciliteren van voorheen fysieke werkprocessen, zoals de zittingen. Soms was het ook nodig om extra zittingsruimte te creëren door het huren van hotelfaciliteiten.
De prestaties in 2021 zijn des te opmerkelijker, omdat in 2021 de concentratie van de secretariaten van de regionale colleges is gerealiseerd. Dit had forse impact op met name de medewerkers van deze secretariaten, qua werkzaamheden, standplaats, huisvesting, automatisering en samenwerking in de teams. Door de uitgebreide projectmatige voorbereiding met inzet van de medewerkers zelf en regelmatige communicatie is de concentratie succesvol verlopen. Daarmee zijn de voorwaarden geschapen voor een verdere verbetering van de continuïteit, kwaliteit en efficiency van de werkzaamheden. Zo zijn ook de werkwijzen, procedures en te gebruiken brieven van de secretariaten verder geharmoniseerd. Via een groot aantal werksessies hebben de secretariaten onderling ‘best practices’ overgenomen, zoals de methodiek om zittingen te plannen.
De secretariaten van de regionale tuchtcolleges zijn inmiddels gehuisvest in Amsterdam, Zwolle en ‘s-Hertogenbosch en de samenvoeging van de tuchtcolleges wordt per 1 april 2022 conform de Wet BIG gerealiseerd. Vrijwel alle medewerkers zijn meegegaan naar de nieuwe locaties.
In 2021 is de oude IT-applicatie vervangen door een nieuw administratief zaaksysteem Vita, dat tegemoetkomt aan moderne standaarden op het gebied van gebruikersgemak, informatieveiligheid en onderhoud. Dankzij de inzet en ervaring van vele (kern)gebruikers is samen met automatiseerder DICTU vanuit het platform RijksZaak hiervoor een succesvol project gedraaid.
Door COVID werden wij gedwongen meer vanuit huis te gaan werken. Aan de andere kant vroegen de werkprocessen van de secretariaten met veelal fysieke dossiers ook dat medewerkers op regelmatige basis naar kantoor bleven komen. De secretariaten hebben dat in onderling overleg op een constructieve manier opgelost. Eerder is in het project ‘Eigentijds werken’ oog geweest voor het zo optimaal mogelijk digitaal met elkaar werken. Nu we de mogelijkheid hebben weer vaker naar kantoor te komen, wordt het hybride werken verder ontwikkeld.
Gezien de COVID beperkingen en de vele projecten die in 2021 zijn afgerond wil ik graag veel waardering uitspreken voor de inzet, expertise en flexibiliteit van de medewerkers van alle secretariaten, die hierbij kundig werden ondersteund door het bedrijfsbureau van de directie ESTT. Het was een complex jaar met vele veranderingen, maar wat is er op een professionele wijze doorgewerkt!