Het project digitalisering is een belangrijke stap om steeds meer aan te sluiten bij de digitale samenleving. Morgen is meer digitaal dan vandaag, de overheid verandert daarin mee en de tuchtcolleges kunnen niet langer achterblijven. De samenleving vraagt het om digitaal bereikbaar te zijn en dat willen de tuchtcolleges ook.
Kortgezegd houdt het digitaliseringsproject in dat alle stappen binnen een klachtprocedure straks digitaal gaan: van het indienen van een klacht tot de archivering. Voor klagers en beklaagden zijn de dossiers dan digitaal toegankelijk. Daarmee verandert de manier van werken van de tuchtcolleges en wordt de tuchtrechtspraak beter bereikbaar voor burgers. Het wordt minder veelomvattend om een klacht over de gezondheidszorg in te dienen. Dat kan straks met een paar eenvoudige digitale stappen. En voor mensen die wat minder digitaal vaardig zijn, blijft het altijd mogelijk om een klacht op papier in te dienen.
Voor de tuchtcolleges heeft het een positieve impact op het werkproces. Alle tuchtklachten worden op dezelfde digitale manier verwerkt en bewaard, de dossiers zijn dan digitaal bereikbaar voor de procespartijen, voorzitters, medewerkers en leden. De colleges kunnen daardoor elkaar beter helpen in drukke tijden en het gaat veel gesjouw en papier- en verzendkosten besparen, wat bovendien ook nog duurzamer is.
Papierwerk is erg kwetsbaar voor datalekken, denk bijvoorbeeld aan een poststuk dat op een verkeerd adres wordt bezorgd. Straks werken de tuchtcolleges in een digitaal veilige werkomgeving. En omdat alle tuchtcolleges in hetzelfde systeem op dezelfde manier werken, kunnen vanuit ICT de nodige technische beveiligingsmaatregelen centraal geborgd worden.
Sophie van Gorp: “Wat bij elk project geldt: uiteindelijk draait het om een doordachte aanpak, heldere onderlinge afstemming en een flinke dosis positieve energie. En natuurlijk zijn er hier en daar hobbels te nemen.”
Samenwerking en gefaseerde aanpak
Met een betrokken team wordt continu gezocht naar de best mogelijke en werkbare digitale aanpak voor de tuchtcolleges. Shirley Bodegraven, business analist van dit project: "De digitalisering van organisaties vergt altijd maatwerk, ieder project is uniek. Door mijn jarenlange ervaring met soortgelijke digitale ontwikkelprojecten bij verschillende organisaties en overheden kan ik de wensen en technische mogelijkheden goed op elkaar afstemmen. Dit is mijn derde project voor ESTT. De twee eerdere projecten waren de start van VITA, ter vervanging van Metis, en Eleos, ter vervanging van ED, Euthanasie Database."
"Het project waar we nu aan werken, de doorontwikkeling van VITA, hebben we weer op dezelfde manier georganiseerd: een betrokken, multidisciplinair team van de tuchtcolleges en de leveranciers werkt nauw met elkaar samen en vult elkaar goed aan. Ik heb er het volste vertrouwen in dat we samen hier ook weer een succes van kunnen maken.”
De organisatie en governance van het digitaliseringsproject is dusdanig opgezet, dat de tuchtcolleges, ESTT, de leverancier en VWS nauw betrokken zijn bij de digitale ontwikkeling. Op verschillende niveaus hebben zij een stem in de te nemen beslissingen en de richting die de digitalisering opgaat. Dat vertaalt zich in vier teams of groepen met elk hun eigen rol en verantwoordelijkheid, namelijk een bouwteam, een kernteam, een klankbordgroep en een stuurgroep.
Gezamenlijk werken zij aan de overgang naar digitaal werken. Die overgang gaat in fases. In de eerste fase gaat de communicatie met de procespartijen digitaal. Het klachtdossier is dan digitaal beschikbaar voor de medewerkers van de tuchtcolleges en de procespartijen. In de daaropvolgende, tweede fase worden de dossiers digitaal beschikbaar voor de collegeleden in een ledenportaal. In dit portaal kunnen de leden dan de dossiers lezen, annotaties maken en met elkaar aan een uitspraak werken.
De stand van zaken
Ondanks organisatorische tegenslagen bij de softwareleverancier hebben ze goede stappen kunnen maken, waardoor ongeveer een derde van het project Digitalisering Tuchtcolleges is gerealiseerd
Om zeker te zijn dat het project de goede richting op gaat, wordt het digitaliseringsproject geëvalueerd en herijkt en wordt met de leveranciers onderzocht wat de beste voortgang is. Hierbij wordt gekeken naar wat technisch wenselijk en mogelijk is en wat daar de realistische planning van is.
De digitalisering brengt een verandering mee voor de medewerkers en leden. Zij zullen in dat veranderproces zorgvuldig worden meegenomen en begeleid. Voor klagers en beklaagden zijn de dossiers straks digitaal toegankelijk, dit wordt begeleid met duidelijke communicatie en voorlichting en een helpdesk voor vragen.
